- Gegevens
- Laatst bijgewerkt: 06 maart 2014
In de meeste aanbestedingen worden 2 of 3 sleutelfunctionarissen gevraagd voor het interview onderdeel van de Best Value aanbesteding. De vraag die ik in deze blog behandel is of interviewen van 1 sleutelfunctionaris mogelijk is binnen de ‘regels’ van Best Value?
Ik ben me dat gaan afvragen omdat ik aanbestedingen zie waar twee sleutelfunctionarissen worden gevraagd en waar de inschrijver moeite heeft met het leveren van twee verschillende personenen voor die twee rollen van sleutelfunctionaris. Vragen of de inschrijver op beide interviews dezelfde persoon mag sturen zijn een goede indicatie dat inschrijvers moeite hebben met het vinden van twee verschillende sleutelfunctionarissen.
Deze vraag komt vooral voort bij, ik noem het maar, onderhoudscontracten. In alle soorten en maten, zoals het onderhouden en plaatsen van brandmelding installaties, het onderhouden van liften of het vullen en onderhouden van warme dranken automaten. Bij al die contracten is er één operationele uitvoerder en misschien nog een contract verantwoordelijke. Je mag verwachten dat de expert inschrijver slechts één persoon op het contract gaat inzetten. Een persoon die het operationele werk doet en die prima in staat is om de weekly risk reports op te leveren. Dit voorkomt immers transactie kosten. In geval van onderhoudscontracten is mijn advies dan ook om 1 sleutelfunctionaris uit te nodigen en het aan de inschrijver over te laten wie hij stuurt.
Dan is er nog een tweede groep aanbestedingen waarbij het uitnodigingen van meerdere sleutelfunctionarissen de inschrijver met vragen komt over het waarom en hoe hij dat moet invullen. Dit is het geval bij aanbestedingen waarbij overname van personeel onderdeel is van de te sluiten overeenkomst. Een voorbeeld zijn cateringcontracten, het personeel raakt zijn baan niet kwijt als de opdracht van de ene cateraar naar de andere gaat, ze gaan namelijk mee. Wie zou je in zo een geval als sleutelfunctionaris willen spreken? In ieder geval niet iemand die nu al op het contract zit. Een expert inschrijver zal in dit geval waarschijnlijk slecht één eigen medewerker op het contract zetten en de rest van de functies invullen met het overgenomen personeel. Ook in dit geval is mijn advies om 1 sleutelfunctionaris uit te nodigen en het aan de inschrijver over te laten wie hij stuurt.
Rest natuurlijk de brandende vraag: "wat zegt de theorie?" In de Best Value Standard wordt gesproken over key personel. Personel laat zich vertalen tot personeel, dat kan er één zijn maar ook meer. Ik kan er dus niet uit oordelen of 1 sleutelfunctionaris interviewen tot de mogelijkheden behoort. Daarom heb ik de vraag voorgelegd aan Jacob Kashiwagi, zijn antwoord was: “Interviewing one person is dominant enough! In fact, usually we will encourage clients to interview only 1 person, because the most critical person is the person that will be lead on the project.”